租约到期、公司发展需要换租或扩租的需求，在春暖花开之际迅速高涨。
“第一次做选址，有点慌？”，别怕，今天我们来聊一聊，行政小白如何给公司租到一个称心的新址呢？
(资料图)
01
梳理公司新址需求
开始选址前，一定先是梳理新址需求。需求越清晰就能越高效的圈定符合需求的新址区域。
选址需求，主要包含办公室面积大小、地理位置、预算等基础信息。
譬如以深圳一公司的选址需求为例：
①位置要求：南山科技园/后海区域，优先考虑现有办公室周边项目，减少员工通勤变化。
②交通：步行至地铁站10分钟以内，地铁上盖项目最佳。
③商业配套：餐饮配套齐全，方便员工吃饭。
④办公面积：250人办公，实用面积预计1500-1800㎡。
⑤租金预算：综合考虑性价比以及三年总成本，每月租金含物管费希望控制在50万以内。
办公室内部规划需求则可以面向公司领导、HR、各部门领导、员工代表进行需求征集，并将信息汇总做出详细需求。
如：
目前需要员工人数、未来3~5年计划员工扩容人数；
普通工位、特殊工位的需求量；
独立办公室的需求量；
会议室、洽谈室的需求量；
其他功能区的需求量；
【注】独立办公室和会议室可做面积估算。
* 选址需求表
在总结归纳需求时，需要注意以下两点：
1、需求是否必需：
了解部⻔的特性和需求现状，看其需求是否有增加或删减的需要。
2、需求是否可以合并：
①学会梳理需求⼈数，如匹配HR的head-count和各部门的工位需求；
②研究汇总需求的合理性，看类似同质需求是否有合并的必要。
3、需求后期是否有多次修改：
一般大型企业在选址项目启动前，就已经做好一套需求预案，后期改动较少；而中小型企业尤其是创业型公司，需求一般会短期内随着公司决策变化而多次变化，如员工人数、面积、成本预算、城市选择等方面，建议做好机动预案。
需要注意的是，公司选址的周期一般在半年以上，如果是异地选址的时间战线会拉得更长，所以前期需求调研要尽早落地。
02
收集楼宇信息，进行初次筛选
第二阶段的收集工作可以自寻，或者联系中介来帮你寻找异地合适的房源。
初期汇总一般不会拿到特别详尽的资料，可以遵循以下5个原则，宏观上对海选楼宇、园区进行初次对比筛选：
一、成本控制
选址要看成本，这是行政企业选址最关心的问题。让选址带来的费用成本最小化，是企业选址的首要原则。
这些成本包含房屋租金、装修费用、折旧费用、运营成本、人力成本等。每一项成本都需要做二级甚至三级的细致划分。
举个例子：不同的楼，所报的租金表面上一样，但实际可能并不一样，比如有的租金是净租金（即只包含办公面积的租金），有的租金是package下来的（含税费、物业费、取暖费、空调使用费和水费、公共区域维护费、空调制冷费等）。这些需要行政在做信息收集时，做好成本明细。
二、区域利好政策
各地政府为提升本地区经济发展水平，一般会各种优惠利好政策，涉及土地、税收、订单、金融、人才、户籍、住房、产业补助等方面。
总体来说，企业在选址阶段可重点关注几个方面：
①产业发展政策；②人才政策 ；③土地政策 ；④税收政策； ⑤财政扶持政策 ；⑥税收；⑦房租返还政策。
另外，同一城市的不同行政区对不同类型企业的侧重利好政策也不尽相同，需要提前做好行政区利好政策解读。
需要注意的是：
这些利好政策的出现，通常意味着需要兑现一定的产值承诺，比如地方选址合同中的一些条款可能会加大企业初期异地运营的难度，对企业的实际生产和经营带来负面影响。
这就需要行政前期做好风险告知，留给老板评估风险和收益的时间。另外，还需要做好备案，在可控范围内将公司的违约损失降到最低。
三、区位配套
区位因素要从两方面考虑：企业发展需求和员工生活需求。
不同类型企业的发展需求对区位因素的要求也有所不同，例如：
对于生产型企业而言，交通便捷、通行能力强的区域往往成为选址的关注重点，这些交通运输便捷的地方大都具有发达的交通物流和通信技术的支持。
对于教育行业的公司来说，立足于高校区域和学生市场，更利于人才招聘和产品推广。
对于员工来说，如果选址有方便的交通，良好的住房条件、学校、医院、体育娱乐设施，以及商业配套，那么就能够给员工提供优质的生活环境，提高员工的工作效率和幸福感，减少企业的负担。
四、产业集群
从企业战略发展角度上讲，企业选址已不再仅从基础硬件设施等方面考虑楼宇或园区的选择，如何快速获取市场和精准的资源也备受关注。
同一区域的产业集聚，不但能降低交易、运输、人才招聘等成本，还能促进企业间的专业化分工协作，适应市场需求的快速变化；同时，垂直行业内信息在产业集群内的快速传播，能够帮助企业迅速作出决策反应。
所以在楼宇或园区选择上，可以考虑下和你的「邻居」是否有上下游关系，以及对你公司的发展是否有推动作用。
五、其他方面
选址还要考虑到企业生产力的合理布局，要考虑市场的开拓，要有利于新创意的落地、新技术的利用。
智能化也是可以考虑的因素之一，能够帮助企业降低场地管理成本、提高内部运行效率和行政服务管理水平等等。
以上，可以参考下面这个表格进行信息收集↓↓↓
* 选址对比模板
03
实地勘察，再次评估
实地勘察，进⼀步圈定适宜房源。
一、做好信息的再次收集
这一步是对搜集信息的现场确认，是对未知的需求信息的再一次收集，需要靠行政一步一步走出来，这个环节最辛苦也最不能容许出错。
在现场勘察时，可以从以下几个方面完善信息：
☆ 了解现场环境
如：
大厦内的租户情况（出租率/租户品质）
电梯数量，在高峰时间是否方便搭乘
是否有遗留装修，该装修是否可利用；如果是毛坯，业主可提供哪些基础装修
户型、得房率，是否有不可拆除部分，退租时是否需要恢复等
☆ 了解租赁成交情况
如：
预计成交价格、免租期、装修期
报价中是否含税
物业费标准以及包含项⽬
☆ 确认针对性需求
如：
了解空调水电状况--根据当地情况考虑开启时间、是否有足够的制冷或制热量、是否提供24小时冷源、水电费收取项目及缴费方式等
明确对消防的要求--是否要报验，业主方是否协助报验，报验⼤致费用为多少等
楼层承重、强电情况等。
☆ 供应商选择
如：
装修商有无资质要求和指定（如消防、空调等项⽬）
接入光纤的运营商有无指定等
切记一点：
现场做好关键信息留存、图片拍摄留存。
二、做好选址对比方案
一个完善的对比方案，不仅能将各备选地址的特性一一展现，更能帮助老板明确最后的意向。
☆ 选址概述
针对楼宇、园区的位置、租金单价、面积等信息进行详细描述（列数据）。
☆ 图片展示
将大厦外观、周边环境、电梯间、办公空间真实展现在方案中。
☆ 分析说明
详细说明各项备选的优劣势，如地铁是否直达、扩租可能性如何、安全设施设备是否完善、停车费多少等。
☆ 对比打分
在所有备选信息提交完成后，按照既定规则进行打分对比。可参考下表↓↓↓
* 选址评分模板（知行专题课所用表格，评估项目、权重、评分标准须根据企业需求制定，表格内为举例说明）
☆ 选定房源推荐
最终根据优劣势和打分对比选定房源，给出最终推荐。
在明确老板意向确定选址方案后，就要开始条件洽谈与合同签订的环节。
04
审核合同，学会谈判
无论你跑过多少楼盘，细致对比过多少条件，和物业、业主讨价还价谈判争取来的所有权益，最终都需要句斟字酌的写进租赁合同里。
每一条涉及到企业租户权益的条款，都可能会影响到企业选址的性价比。
因此行政一定要懂得严格审核合同条款，在合同条款中你需要关注哪些重点了？
一、基础要点
☆ 出租方信息核实
核实产权及注册权的相关信息很重要，重点注意：军产、国企产权、个人抵押产权等，这些需要提前评估风险；
A：要求查验产权证原件，查验是否有抵押字样；
B：产权证未出查验购房合同五证；
C：与出租方前往房地局查询抵押情况；
D：查验产权共有人，租赁房屋是多人产权或已婚的，需要所有共有人或配偶签字；
E：尽量避免租赁已抵押房屋，如必须租赁，则设定极高的违约金为公司降低损失；
F：租赁合同需与房东前往房地局进行备案；
G：租赁房屋之前需要前往属地工商所或者天眼查、企查查等网站查询意向地址是否已被其他公司注册；
H：如出租方为二房东，须查验产权方与一房东的租赁合同，是否已约定准予二房东自行转租，并须查询产权方是否给二房东开具正规房租发票，以免引发税务局追查。
☆ 租赁面积界定
应明确租金是按建筑面积还是使用面积来计算，避免计算方式不一带来的隐患；
☆ 免租期
尽量争取最多免租期，一般情况下一年应有一月免租期，在某些情况下，免租期可以作为平衡租金价格的手段；
同时为避免免租期所引发的纠纷和隐患，合同中应明确免租期的起止时间、免租期的权利与义务，譬如是免所有费用还是免租金不免物业费等内容。
☆ 租金及付款方式的相关约定
约定日租金单价、月租金。付款方式优先月付，季付，一次性付款金额不超过半年；；
☆ 发票类型及个税承担方
房租费用需注明是否含税及发票类型（房租税票为增值税专票，一般纳税人企业可以抵扣税费）。
☆ 押金及滞纳金约定
合同解除后，出租方应退还押金，但押金退还时间可在谈判时约定尽量缩短。并明确押金的数额，通常在一至三个月的房租（含物业费）内，谈判中应明确押金即为违约金最高限额。
所有的租户都有可能遇到迟交房租的情况，这个时候「滞纳金」的比例就非常重要，作为承租方要尽可能地协商降低滞纳金的比例。
☆ 退租的返还状态
尽量争取在合同中约定，退租后房屋按退租时状态现状返还，避免退租时必须恢复原状返还，节省费用与时间。
如需要，可约定恢复原貌所需成本金额，退租时支付此金额即可；如强制要求恢复，则务必在合同中明确注明具体恢复要求。如考虑接受恢复条款，必须重点明确恢复的标准（入驻前要与物业确定交接清单）；
另外，退租阶段可以在合同期满日再争取一周或更多的搬迁期，如果恢复原状也可争取恢复期。
☆ 违约责任
通常先评估企业发展状况，快速发展型企业违约条款宜宽松，稳定型企业违约条款宜严格，在违约条件上选择相应的更有利的条款。
为确保违约责任不产生纠纷，需约定违约金的具体金额或比例，便于操作，通常不高于3月租金。
☆ 物业服务内容约定
合同中应明确维修责任划分、保洁责任划分、卫生间耗材的支出归属。通常约定租赁房屋的公共设备设施为出租方承担维护与维修责任 ，可明确设备设施不能正常使用累计时间达到一定时限的，承租方有权解除合同，并有权要求出租方按合同租金的一定比例支付违约金。
另外，还需着重确认租赁整层将整层打通封闭后所享受的服务内容是否与物业原服务标准保持一致；
以及确认写字楼配套卫生间是否满足公司需求，如不满足可否自行改造；建筑楼宇是否为无烟办公楼，是否有吸烟区可提供；
二、加分项
a. 年固定租期
固定租期意味着在租期内租金不会随着市场变化而相应改变，在一个持续变化（尤其是租金持续增长）的市场里，固定租金是一个比较稳妥的节省租金的做法，即便市场上的整体租金出现大幅增长，也不会导致你的公司需要随着这种变化支付更多的租金。
b. 优先扩租权
该权利能让企业对楼内的某一块面积享有优先扩租的权利，只有企业放弃租赁后，业主方才可以让其他客户进行选择。如能争取到这一条款，那公司扩张时可优先获得合同中规定好的面积的签约权，不会因为其他公司给出了更高的租金，失去主动权。
还可以节省企业扩张时重新选址、进行设计装修搬家等一系列工作的时间，能很大程度节省时间成本。尤其对于一些运转相对稳定，规模较大的企业来说，值得争取。
c. 优先续租权
该条款允许企业有权利在首期租期到期时，继续续租数年。看似理所应当，但正常情况下，企业续租需要提出书面申请，与租赁方洽谈续租条款后方可续租。
但有时写字楼市场处于良好的态势，或恰有能给出租方带来更多收益的客户，那么出租方更愿意租给新企业。而会给原租户一个很高的续租价格。
优先续租权的存在，保证了无论在任何条件下，作为客户从业主方争取到首期租约到期后进行续约的权利。
d. 续租涨幅限制
多数情况下，续租涨幅限制和优先续租权是绑定出现的，这个条款限制了续租时，出租方的续租价格不能高于原租金的一定百分比。也就是说无论怎样，企业都不会因为续租而被收取过高的租金，既确保了自己不必重新选址，也让业主方能够在与客户续约时，能够在租金收益方面跟得上市场的变化，如果双方都对续租有很高的意愿，作为客户也能接受一定范围内的租金涨幅，那就是一个两全其美的情况。
e. 配套资源
户外LOGO展示的最佳位置，或可提供一定比例的优惠停车位等等，这些配套资源也可以在谈判中进行争取，每一项对企业来讲都是额外利好。
虽然加分项都很难搞定，但能争取到这些权益，租赁合同上你拿到会是一份高分答案。
选址，同样是一个考验行政专业能力的重要命题。
希望你成功的选址策略，可以给你的公司带来更好的发展。
